La consultora tecnológica NEP Technology ha presentado SEMBLA™, una plataforma que reúne en un único panel la ubicación, el estado y la documentación de cada activo de cualquier organización. En este contexto, un activo es cualquier equipo que la organización necesita tener controlado, ya sea un microscopio, un instrumento de medida, un ordenador, o incluso una licencia o un contrato.

Los activos más delicados son los llamados activos críticos, puesto que su fallo, pérdida o falta de documentación puede derivar en la pérdida de una acreditación o la devolución de una subvención. Actualmente, en muchas empresas, la información sobre estos activos se encuentra dispersa en hojas de cálculo y correos de distintos departamentos, careciendo de un historial completo. Cuando llega una auditoría, el proceso de reconstrucción manual puede consumir días e incluso semanas.

La gestión de esta información responde también a requisitos legales. El Real Decreto 1215/1997 exige conservar los resultados de las revisiones de determinados equipos de trabajo durante toda su vida útil. "Un responsable de calidad puede pasar días reuniendo certificados antes de una auditoría para demostrar algo que ya sabe", explica Víctor González, CEO de NEP Technology. "Queremos que esos documentos estén en un solo sitio y siempre disponibles a un clic".

La plataforma automatiza el seguimiento de cada equipo y envía avisos cuando se producen incidencias, lo que permite que el personal no dedique tiempo a buscar aparatos o gestionar certificados. De esta forma, las revisiones se controlan para evitar su vencimiento y las auditorías se preparan con la documentación lista. Además, al detectar a tiempo los equipos que no aparecen y mantener el historial de cada unidad, la herramienta facilita la toma de decisiones sobre reparación o renovación.

SEMBLA IA, la inteligencia artificial integrada en la plataforma, realiza tareas de manera proactiva. Con la frecuencia programada, prepara resúmenes del estado de los activos, detecta anomalías y ordena las tareas pendientes según el riesgo. Ante consultas en lenguaje natural, como la identificación de calibraciones que vencen en el trimestre o la ubicación de un equipo en una fecha concreta, el sistema responde aportando el documento de respaldo. En caso de no contar con información suficiente, el sistema lo indica, y ninguna de sus propuestas se aplica sin el visto bueno de una persona.

El servicio está destinado a organizaciones sometidas a procesos de auditoría, revisión, certificación y due diligence, tales como laboratorios, hospitales, universidades, centros de investigación, empresas farmacéuticas y alimentarias, la industria y organismos de inspección. La plataforma se comercializa mediante una suscripción anual por activo sin permanencia, permitiendo que cada organización pague solo por los activos que controla y amplíe el servicio según lo necesite.