Unos 200 profesionales asistieron al Workplace Summit 2026, organizado por IFMA España, Asociación Española de Facility Management, el 22 de octubre en el complejo Madnum de Madrid. Bajo el lema "Rediseñando espacios, impulsando personas", el encuentro analizó cómo la inteligencia artificial está cambiando la organización del trabajo, el uso de las oficinas y la gestión de edificios y servicios.

La jornada estuvo conducida por Marta Sevila y Alejandro Magallón, vocales de las comisiones de Eventos y Comunicación y de Workplace de IFMA España, respectivamente. El programa combinó ponencias, experiencias empresariales y una mesa dedicada a los profesionales jóvenes.

De la comunicación a las oficinas de 2030
Natalia Gironella, profesora asociada de IE Business School, abrió las intervenciones con una ponencia sobre comunicación e influencia. Explicó cómo intervienen las emociones y el lenguaje verbal y no verbal en las relaciones profesionales. Insistió en la importancia de escuchar, sintetizar los mensajes y mantener la coherencia entre lo que se dice y cómo se transmite. También relacionó la comunicación con la confianza y el liderazgo de los equipos.

Pablo García Carvajal, Distribution Transformation Lead de Xerox Corporation, presentó seis previsiones sobre las oficinas de 2030. A su juicio, dejarán de ser principalmente lugares para realizar tareas individuales y se utilizarán cada vez más para aprender, colaborar, tomar decisiones y mantener las relaciones entre profesionales.

Carvajal prevé que los trabajadores contarán con agentes de inteligencia artificial para realizar parte de sus tareas. Esto cambiará tanto la organización de los equipos como el diseño de las oficinas, que responderá a las actividades que se desarrollen en ellas y no solo al número de puestos disponibles.

También anticipó edificios con un mayor grado de automatización, nuevas exigencias de eficiencia energética y contratos de servicios basados en el uso y los resultados, en lugar de los equipos instalados. Para los facility managers, disponer de datos propios, conectados y fiables será necesario para gestionar las instalaciones y justificar sus decisiones.

Lorenzo Flores, coordinador de la Unidad de Desarrollo y Mejora Continua de la Dirección General de Salud Digital de la Agencia de Transformación Digital de Castilla-La Mancha, abordó cómo la transformación digital modifica los espacios y las formas de trabajar, con especial atención al ámbito sanitario.

Flores explicó que esta transformación debe actuar sobre tres dimensiones: personas, procesos y plataformas tecnológicas. Sobre ellas situó tres capas —datos, inteligencia artificial y ciberseguridad—, relacionadas entre sí mediante la gestión del cambio.

También planteó que la IA puede invertir la distribución habitual del tiempo de trabajo: frente a un modelo en el que el 80 % se dedica a ejecutar tareas y el 20 % a comprender problemas, explorar alternativas y crear soluciones, la tecnología permitiría dedicar más tiempo a estas últimas actividades. Este cambio también obliga a revisar cómo se organizan los servicios y qué espacios necesitan las personas para trabajar, colaborar y aprender.

Tecnología aplicada al mantenimiento y la gestión de espacios
Ana Carcavilla, Marketing Manager South West Europe de Infraspeak, y Manuel Vinaroz, gerente de Mantenimiento de ALE-HOP, explicaron cómo la cadena comercial ha organizado el mantenimiento de sus establecimientos mediante una plataforma común. ALE-HOP cuenta con más de 350 tiendas en cuatro países y prevé alcanzar las 500.

El sistema reúne las incidencias, los planes de mantenimiento preventivo, la información de los equipos y la relación con los proveedores. Según los datos presentados, ha permitido mejorar más de un 30 % la capacidad de resolución de incidencias. Los ponentes destacaron la utilidad de conocer el estado de cada solicitud y consultar el historial de las instalaciones. También señalaron que la herramienta debe ser sencilla para los empleados de las tiendas y facilitar la coordinación de los equipos durante la expansión de la compañía.

Miquel Gummà, CEO y cofundador de FOOT Analytics, realizó una demostración de las posibilidades de la inteligencia artificial para gestionar los espacios de trabajo. En una simulación de caso práctico, Gummà relacionó datos de ocupación, consumos energéticos y distribución de superficies para analizar qué zonas están infrautilizadas, cómo ajustar las salas de reuniones o dónde existen oportunidades de ahorro.

Gummà explicó que los agentes de IA necesitan información fiable y contextualizada sobre los edificios. Con esos datos pueden responder a preguntas concretas y ayudar a los responsables de Facility Management a evaluar distintas opciones antes de tomar decisiones.

Abelardo Oropeza, Regional Sales Manager de Fracttal, presentó el caso de RB Iberia, grupo que opera marcas como Burger King. Explicó cómo la implantación de Fracttal One ha permitido reunir en una misma plataforma el mantenimiento correctivo y preventivo, las órdenes de trabajo, la información de los equipos y la coordinación con los proveedores.

Según los resultados expuestos, RB Iberia ha aumentado un 75 % la eficiencia en la gestión del mantenimiento, ha alcanzado el 100 % de trazabilidad de las operaciones y ha incrementado un 30 % sus planes preventivos.

Oropeza señaló que Fracttal One no es simplemente un software de mantenimiento, sino una plataforma que permite gestionar toda la red de establecimientos con información compartida y procedimientos comunes.

También defendió que los contratos deben incentivar la conservación de las instalaciones y no la acumulación de incidencias. Cerró su intervención con una frase que resume este planteamiento: "Si pagas por aviso, compras avisos. Si pagas por infraestructura mantenida, compras disponibilidad".

Talento joven y nuevas competencias profesionales
El encuentro Young Professionals contó con la participación de cinco jóvenes asociados de IFMA España: María José del Sol, del área de Estrategia y M&A de Serveo; Sofía Luna, Workplace Coordinator de JLL; Inés Fernández, del área de Business Unit Support de JLL; Ignacio Arduán, Facility Manager de ISS, y Lucía Hernández, Business Development Manager de CBRE.

La sesión, enmarcada en el programa de IFMA España para promover el talento joven, incluyó una conversación con Jaime Pire, CEO de Pire Pro Growth Partners, y Carmen Castellano, Strategic Account Executive de Quantum Metric, ambos con responsabilidades en IFMA, en la que también participó Enrique Porras, Vocal de la Comisión de Personas de IFMA España.

Pire defendió que el Facility Management debe responder a las necesidades de las personas y que las actividades organizadas en los espacios de trabajo han de tener un propósito. También habló de las relaciones entre clientes y proveedores, que, a su juicio, deben basarse en la honestidad, la empatía y los objetivos compartidos.

Castellano señaló que la inteligencia artificial permitirá realizar tareas con mayor rapidez, pero recordó que la tecnología debe estar al servicio de las necesidades del cliente. La conversación abordó además la necesidad de medir los resultados de los servicios, justificar su coste y mejorar la experiencia de los usuarios. Los participantes también destacaron la utilidad de las asociaciones profesionales para compartir conocimientos y establecer contactos entre distintas generaciones.

Reconocimiento a Marta Sevila
El presidente de IFMA España, Alfonso Díaz del Río, clausuró el encuentro señalando el éxito de asistencia y la necesidad de que asociaciones como IFMA España lideren el FM en el país. Durante la clausura se reconoció especialmente la dedicación de Marta Sevila, que deja IFMA España después de ocho años participando en la Junta Directiva y liderando diversas comisiones y de haber presentado ocho ediciones del Workplace Summit.

El Workplace Summit 2026 contó con la colaboración la revista Facility Management & Services, IMAN, ISS y Selecta.